Программы 1С
Компания
© 2003-2024 Oxtron
Услуги
Проекты
Oxtron
Ваше - бизнес решение
Loading...
Смотреть презентацию
Заказать звонок
Калькулятор стоимости
Смотреть презентацию
Позвонить в
Oxtron
Калькулятор стоимости
Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами в ближайшее время


Как скоро электронный документооборот станет обязательным ?

Весной текущего года Минтруд запустил очередной эксперимент в сфере цифровизации отчётности. На этот раз в формат электронного документооборота предлагается перевести работу с кадровыми документами:
  • трудовыми договорами;
  • приказами о приёме сотрудника на работу и его увольнении;
  • уведомлениями, с которыми специалиста нужно ознакомить под роспись, и т. д.
На данный момент эксперимент строго добровольный, причём для участия в нём нужно согласие всех сторон: и работодателя, и сотрудников. Кроме того, вам придётся оформить усиленную квалифицированную электронную подпись – и компенсировать расходы на оформление электронной подписи своим сотрудникам.
Насколько вероятно, что в будущем электронный документооборот в кадровой сфере станет обязательным?
Несмотря на то, что на кратко- и среднесрочном горизонте планирования вы вполне можете проигнорировать рассматриваемый эксперимент и продолжить ведение деятельности в привычном формате, важно понимать: существует значительная вероятность, что после завершения эксперимента - 31.03.2021 - государство запускает переход к электронному документообороту на постоянную и обязательной основе. Для подтверждения этого предположения достаточно обратить внимание на ведение электронных трудовых книжек.
Напомним, что изначально трудовые книжки в электронном виде представляли собой схожий эксперимент, но сегодня уже действует закон, обязывающий работодателя к их оформлению. Отправлять документацию в ведомство нужно через ПП «1С:Документооборот» (сервис 1С-Отчётность). При этом сотрудник может потребовать вести также и обычную трудовую книжку, тогда работодателю придётся оформлять документ сразу в двух видах – отказаться от электронного формата нет возможности.

Что касается общих тенденций: на данный момент очевидно, что российские законодатели уделяют переходу на электронный документооборот существенное внимание. На протяжении последних лет программа «Цифровая экономика» внедряется всё более масштабно, а к 2025 году правительство ожидает, что 90% межведомственного взаимодействия в госсекторе перейдёт на виртуальную основу. Эти планы неизбежно отразятся и на бизнесе.

Таким образом, мы уверены, что электронная отчётность – это будущее российского предпринимательства. Поэтому компании, которые озаботятся автоматизацией своего документооборота уже сейчас, получат серьёзное преимущество в будущем.
«1С:Документооборот 8» — организация работы с документами
Автоматизация процессов управления нормативно-справочной информацией
  • Документооборот
    «1С:Документооборот 8» — организация работы с документами
Плюсы системы электронного документооборота для бизнеса

Если отвлечься от аспекта госрегулирования, отметим, что электронный документооборот приносит компаниям вполне очевидные выгоды:

  • упрощается поиск нужного документа;
  • исчезает необходимость выделять площади под архивы;
  • создаются все возможности для удалённой работы – причём как для сотрудников, так и для кадрового отдела
  • шанс потери документа стремится к нулю, а донести приказ или акт до работника можно нажатием одной кнопки: ситуации, при которых недобросовестные сотрудники уклоняются от подписания документов, тратят лишнее время и ресурсы компании, просто не возникают.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота выгодно и с точки зрения непосредственных затрат, и с позиций упрощения и ускорения бизнес-процессов. Ключевой вопрос сейчас – это не «Нужна ли мне цифровизация системы документооборота?», а «Как настроить электронный документооборот?».
  • «OXTRON:НСИ»
    Автоматизация процессов управления нормативно-справочной информацией
Электронный документооборот в 1С 8.3: возможности системы и её настройка

Для работы с электронными документами более чем достаточно функционала конфигурации 1С: Документооборот, которая предоставляет следующие возможности:

  • работа с договорными документами – от подготовки до расторжения. При этом все процессы автоматизированы, программа самостоятельно контролирует сроки договоров и отдельных этапов, отслеживает передачу документов и т. д. Есть возможность быстрой подготовки договора по шаблону, автоматического заполнения реквизитов, заключения многосторонних договоров;
  • работа с электронной почтой: регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • автоматизированный документооборот: отслеживание изменений и версий всех документов, их направление на согласование, ознакомление, утверждение и исполнение, электронные подписи, гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительной дисциплины. Также реализованы функции для создания, хранения и обработки организационных, распорядительных, информационных и иных документов и договоров;
  • организация процессов документооборота: согласование, рассмотрение, исполнение – всё легко регламентируется средствами самой программы, без внешних дополнений и инструментов. Есть возможность оперативно предоставить доступ к документам с учётом прав пользователя – коллективная работа сотрудников происходит при полном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
  • Система поддерживает доступ с различных устройств, предоставляет широкие возможности для совместной работы и легко интегрируется с другими решениями платформы «1С:Предприятие 8».

Таким обозом, конфигурация «1С: Документооборот» - оптимальный выбор для организации работы с электронными документами в вашей компании, в комплексе обеспечивает повышение оперативности и эффективности управления проектами и мероприятиями.
Как выбрать подрядчика по внедрению системы электронного документооборота?

Главное, что вы хотите от компании, которой доверите перевод вашей организации на электронный документооборот – это действительно полную поддержку и погружение в реалии работы именно вашего бизнеса. Чтобы новые процессы сразу принесли отдачу, а переход на них прошёл безболезненно, подрядчик должен:

  • досконально разобраться в специфике процессов работы с документами в вашей компании;
  • адаптировать и настроить функционал выбранного решения конкретно под ваши потребности;
  • разработать стратегию внедрения ПП без остановки бизнес-процессов и реализовать эту стратегию на практике;
  • обучить ваших сотрудников использованию новых решений, чтобы они сразу же могли раскрыть весь их потенциал.

Только такой подход гарантирует, что вы получите от перехода на электронный документооборот максимальные результаты без лишних расходов.
Читайте также:
5 критериев выбора подрядчика по внедрению «1С»
В основу подхода, применяемого ГК «OXTRON», легли все перечисленные выше пункты.
Сотрудники обладают как всеми компетенциями, так и опытом, который позволяет эффективно адаптировать систему под задачи вашего бизнеса. Отработанная методология внедрения позволяет исключить применение неработающих подходов, а использовать самые эффективные методы автоматизации на всех уровнях реализации проекта, которые успешно используются предприятиями самого разного масштаба.
Примеры проектов реализованных ГК «OXTRON» по внедрению «1С:Документооборот 8 КОРП»
АО «Газпром бытовые системы», Чайковский филиал
В рамках внедрения настроены все основные процессы имеющиеся на предприятии: регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, согласование договоров, процессы, связанные с СМК предприятия и организационно - распорядительными документами. Реализовано автоматическое взаимодействие подсистем документооборота развернутых как в территории филиала, так и в управляющей компании холдинга АО «Газпром бытовые системы».
Подробнее
ОАО «ПЕРМАВТОДОР»
В результате внедрения решения компания получила хорошо отлаженную систему электронного документооборота, сформировавшего единое информационное пространство внутри компании и обеспечившего сокращение трудозатрат на ведение делопроизводства и согласование документов.
Подробнее
«Пермский пороховой завод»
Были оптимально настроены процессы управления внутренними документами и исходящей документацией, ведение номенклатуры дел, формирования дел томов, согласование документов, формирование и контроль исполнения поручений, проведение совещаний. Также система позволила подготавливать закупочную документацию и документационное сопровождение закупочных процедур в рамках исполнения требований федерального законодательства о закупочной деятельности.
Подробнее
«Русская Рыбопромышленная Компания»
Внедрение ПП позволило упорядочить работу сотрудников с документами и повысить исполнительскую дисциплину, обеспечило надежное хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий.
Подробнее
Подготовьте компанию к переходу на электронный формат документооборота заранее, исключив возможные ошибки и спешку, а конфигурация «1С:Документооборот» станет незаменимым инструментом организации работы с документами в вашей компании и поможет соблюдать все законодательные изменения.
Поделиться в социальных сетях:
Подпишитесь на рассылку ГК «OXTRON»
Будьте самыми информированными в сфере IT и «1С» систем.
Дайджест с последними новинками публикаций будем отправлять по средам
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности