С 1 января 2026 года российский бизнес ждут кардинальные изменения в электронном документообороте. ФНС России официально подтвердила обязательный переход на универсальный передаточный документ (УПД) для всех участников ЭДО. В этом руководстве мы разберем, что это значит для вашей компании и как подготовиться к изменениям.
Что такое УПД и зачем его вводят обязательно?
Универсальный передаточный документ (УПД) — это многофункциональный документ, который объединяет в себе первичный учетный документ и счет-фактуру . Он позволяет формировать:
- Товарную накладную и счет-фактуру вместе
- Акт выполненных работ/оказанных услуг и счет-фактуру вместе
- Любой из этих документов отдельно
УПД имеет два основных статуса, которые определяют его назначение :
- Статус 1 — документ одновременно выполняет функции счета-фактуры и первичного документа (накладной или акта)
- Статус 2 — документ используется только как первичный документ (без функции счета-фактуры)
Использование УПД позволяет компаниям вместо нескольких документов по одной сделке формировать один сводный документ, подтверждающий как факт заключения договора, так и факт передачи товарно-материальных ценностей или результатов выполненных работ .
Что меняется с 1 января 2026 года?
Согласно информации ФНС России, с начала нового налогового периода прекращается поддержка старых форматов электронных документов :
- Утрачивают силу форматы электронных документов о передаче товаров (ТОРГ-12) и результатов работ (актов оказанных услуг), утвержденные в 2015 году
- Единственным официально признанным электронным документом для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг станет УПД формата 5.03
- Формат УПД 5.03 утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ и уже действует с 1 апреля 2025 года
Кого касаются изменения?
Важно понимать, что обязательный переход на УПД касается только электронного документооборота :
- Компании и ИП, которые используют ЭДО — обязаны применять УПД с 1 января 2026 года
- Бизнес, работающий с бумажными документами — может продолжать использовать привычные формы ТОРГ-12 и актов выполненных работ на бумажных носителях
Общий порядок подготовки 1С:
- Обновление конфигурации — убедитесь, что у вас установлена актуальная версия 1С с поддержкой формата УПД 5.03
- Настройка обмена с контрагентами — проверьте и при необходимости обновите настройки обмена с операторами ЭДО (Диадок, СБИС, Такском и др.)
- Тестирование процесса — проведите пробный обмен УПД с ключевыми партнерами
- Обучение сотрудников — обучите бухгалтеров и менеджеров работе с новым форматом документов
Риски и как их избежать
При переходе на новый формат документов бизнес может столкнуться с определенными рисками :
- Риск 1: Срыв документооборота — профилактика: начните подготовку заранее, проведите тестовый обмен до конца 2025 года
- Риск 2: Некорректное отражение в учете — профилактика: тщательно тестируйте проведение документов в 1С, проверяйте формирование проводок
- Риск 3: Проблемы с контрагентами — профилактика: заранее проинформируйте партнеров о переходе, уточните их готовность
Рекомендации для разных типов бизнеса
В зависимости от масштаба компании, рекомендации по срокам подготовки могут отличаться :
- Крупные предприятия — создайте рабочую группу, разработайте детальный план перехода (срок подготовки: 3-4 месяца)
- Средний бизнес — назначьте ответственного, проведите аудит ЭДО (срок подготовки: 2-3 месяца)
- Малый бизнес и ИП — обратитесь к IT-специалисту для настройки 1С (срок подготовки: 1-2 месяца)
Заключение
Обязательный переход на УПД с 2026 года — это значимое изменение в электронном документообороте, которое затронет все компании, использующие ЭДО. ФНС России рекомендует начинать подготовку заранее, чтобы избежать сбоев в работе и плавно перейти на новые правила.
Для успешного перехода на универсальный передаточный документ необходимо: провести аудит документооборота, обновить учетные системы, проинформировать контрагентов и обучить сотрудников. Своевременная подготовка позволит не только избежать рисков, но и получить преимущества от использования единого формата документа.
Профессиональная помощь во внедрении УПД
Если у вас остались вопросы о переходе на УПД и нужна помощь во внедрении нового формата документов, специалисты ГК OXTRON всегда готовы помочь. Обращайтесь за консультацией по настройке 1С и организации электронного документооборота в вашей компании.
